Iskanje po katalogu digitalne knjižnice

Opis: Organizacije se v današnjem tehnološko zelo naprednem času nenehno soočajo s potrebo po nadgrajevanju, izboljševanju ter optimiranju poslovnih procesov na vseh nivojih poslovanja. Ponavadi se izboljševanja lotevajo hkrati s prenovo in informatizacijo poslovnih procesov. Dokumenti v papirni obliki v podjetjih še vedno predstavljajo velik del internega poslovanja in interakcije s poslovnimi partnerji ter strankami. Hkrati s tem se kopičijo tudi stroški, neučinkovitost poslovanja, izguba dokumentov, upočasnjena je dostopnost in s tem manjša učinkovitost dela in kopičenje vedno večjega števila dokumentov. Za doseganje konkurenčne prednosti na trgu so podjetja prisiljena uvesti določene ukrepe, ki bi jim olajšali poslovanje in upravljanje z dokumenti. Sistemi za elektronsko obvladovanje dokumentov prinašajo odgovor na večino tegob, ki jih zaznavajo odgovorni v organizacijah na področju upravljanja dokumentov. Hitrost dostopa do informacij je v sodobnem poslovnem okolju ključni element strateško pomembnih odločitev. V ta namen morajo rešitve omogočiti preglednejše, hitrejše ter bolj ekonomično iskanje ter hranjenje dokumentov. Organizacije z uvedbo sodobnih sistemskih rešitev pridobijo bolj optimizirano in poenostavljeno delo z dokumenti. Razvrstitvena hramba, kontrola življenjskega cikla ter visoka varnost in zanesljivost so le del ključnih lastnosti dokumentnih sistemov. Vendar pa s seboj prinašajo tudi tveganja, zato je premišljena odločitev o uvedbi takšnega sistema še kako na mestu. Namen magistrske naloge je bil spoznati rešitve pri uvajanju sistemov za upravljanje z dokumenti v poslovne procese s poudarkom na strategijah varne hrambe e-dokumentov. Želeli smo ugotoviti ali je za večje podjetje učinkoviteje z vidika optimizacije poslovnih procesov uvesti lastni sistem varne hrambe digitalnih dokumentov, kot to ponuja zunanji izvajalec, ali je za večje podjetje na daljši rok stroškovno ugodnejša investicija v lastno infrastrukturo ter ponujanje storitve varne hrambe digitalnih dokumentov drugim poslovnim uporabnikom, ter ugotoviti kakšna je pravna podlaga na področju hranjenja in uničevanja papirnih dokumentov ter verodostojnosti elektronskih dokumentov na sodišču. Cilj magistrske naloge je bil na konkretnih primerih dokumentnih sistemov prikazati njihovo vlogo v poslovanju in v povezavi z informacijskimi sistemi. Na ta način smo povečali učinkovitost dokumentnih sistemov in prikazali celovito podporo poslovnim procesom. Skozi nalogo smo predstavili vlogo dokumentnih sistemov pri obvladovanju poslovnih procesov, njihove funkcionalnosti, na konkretnem primeru smo pogledali kako poteka uvajanje dokumentnega sistema, seznanili smo se z varnostjo, zakonsko ureditvijo in tehničnimi standardi. Predstavili smo koncept tako notranjega kot zunanjega izvajanja storitve upravljanja z dokumenti, argumentirali razloge za ali proti ter na konkretnih primerih iz prakse prikazali primerjalno analizo.
Ključne besede: Sistemi za upravljanje z dokumenti, optimizacija poslovnih procesov, zakonski predpisi, revizijska sled, akreditacija storitev, notranja pravila, zunanje in notranje izvajanje dejavnosti.
Objavljeno v DKUM: 11.05.2011; Ogledov: 2999; Prenosov: 526
Celotno besedilo (7,00 MB)