1. Uvedba elektronskega dokumentnega sistema na Slovenskem regionalno razvojnem skladuJana Stojanović, 2020, undergraduate thesis Abstract: Digitalizacija je večfazni proces pretvarjanja fizičnih dokumentov v digitalno obliko, kar je nujno potrebno za optimizacijo delovnih procesov. Namen teoretičnega dela diplomske naloge je bil opredeliti prednosti elektronskega upravljanja z gradivom in predstaviti postopke digitalizacije ter varne hrambe dokumentarnega gradiva, pogoje za pravno veljavnost dokumentov in raziskati področja zakonodaje, ki regulirajo proces. Namen praktičnega dela pa je bil študija primera in izvedba raziskave med zaposlenimi na Slovenskem regionalno razvojnem skladu. V delu smo predstavili postopke upravljanja z dokumentarnim gradivom na SRRS, prikazali pomanjkljivosti obstoječega sistema in predlagali rešitve, ki bi jih SRRS lahko integriral v svoje delovne procese. V delu smo opredelili tudi zakonodajne zahteve postopka digitalizacije. Izdelali smo analizo prednosti, slabosti, nevarnosti in priložnosti obstoječega ter prihodnjega dokumentnega sistema, kar pomeni, da smo opredelili ključne prednosti in slabosti obstoječega sistema ter navedli priložnosti in tveganja, ki bi jih bilo potrebno upoštevati pri razvoju dokumentnega sistema. Predstavili smo postopke digitalizacije ter varne hrambe dokumentarnega gradiva, pogoje za pravno veljavnost dokumentov in raziskali področja zakonodaje, ki regulirajo proces. Prav tako smo predstavili potek priprave in sprejema notranjih pravil ter zahteve, ki jih morajo pravila opredeliti.
Keywords: digitalizacija, dokumentarno gradivo, dokumenti, prednosti, rešitve
Published in DKUM: 23.12.2020; Views: 919; Downloads: 72
 Full text (1,04 MB) |
2. Digitalizacija dokumentarnega gradiva na Agenciji za kmetijske trge in razvoj podeželjaMartin Goričan, 2019, bachelor thesis/paper Abstract: V diplomskem delu smo predstavili postopek digitalizacije fizičnega dokumentarnega gradiva na Agenciji Republike Slovenije za kmetijske trge in razvoj podeželja. Digitalizacija v javnih ustanovah mora slediti postopkom, kot jih narekujejo relevantna zakonodaja, uredbe in pravilniki, zato smo v teoretičnem uvodu opisali ključne zakonodajne zahteve prehoda v elektronsko upravljanje dokumentacije ter opredelili bistvene pojme.
Na Agenciji Republike Slovenije za kmetijske trge in razvoj podeželja se upravlja z obsežno količino fizične dokumentacije, postopki upravljanja z gradivom pa so časovno zamudni. Hrani se vso izvorno fizično dokumentarno gradivo, saj digitalizirani dokumenti nimajo pravne vrednosti, ker Agencija nima sprejetih notranjih pravil.
Kot rešitev smo predlagali uporabo obstoječe tehnologije za digitalizacijo fizične dokumentacije in približevanje postopka načelom Enotnih tehnoloških zahtev. Pretvorba poenostavi upravljanje z dokumentacijo in zaposlenim skrajša čas, ki ga potrebujejo za iskanje in dostavo dokumentov javnim uslužbencem. S sprejetjem notranjih pravil pa bi Agencija lahko prešla na popolno brezpapirno poslovanje.
Keywords: življenjski cikel dokumentov, notranja pravila, dokumentni sistem, fizično dokumentarno gradivo, Enotne tehnološke zahteve, elektronska hramba
Published in DKUM: 04.04.2019; Views: 1402; Downloads: 259
Full text (1,31 MB) |
3. ARHIVIRANJE DOKUMENTARNEGA GRADIVA NA MINISTRSTVU XNada Patković, 2016, bachelor thesis/paper Abstract: V okviru poslovanja javnopravnih oseb nastaja velika količina dokumentarnega gradiva. Pri delu z dokumentarnim in arhivskim gradivom je izjemnega pomena poznavanje veljavne zakonodaje, ki ureja obravnavano področje in določa načine ravnanja z dokumentarnim gradivom, njegovo hrambo ter pomen različnih vrst dokumentarnega gradiva.
Diplomsko delo v teoretičnem delu predstavlja osnovne pojme, pomembne za razumevanje osrednjega obravnavanega področja. V empiričnem delu diplomskega dela smo prikazali kritično oceno stanja urejenosti arhiviranega dokumentarnega gradiva na primeru Ministrstva X. Na podlagi empiričnega dela smo izdelali navodila za urejanje in arhiviranje z dokumentarnim gradivom na ministrstvu X.
Keywords: Arhiviranje, dokumentarno gradivo, hramba, arhivsko gradivo, rok hranjenja.
Published in DKUM: 11.10.2016; Views: 1762; Downloads: 285
Full text (266,64 KB) |
4. ANALIZA ARHIVIRANJA RAČUNOVODSKE DOKUMENTACIJE V PODJETJU ULTRA D. O. O.Mateja Kukovec, 2016, undergraduate thesis Abstract: V diplomski nalogi smo predstavili arhiviranje računovodske dokumentacije v podjetju Ultra d. o. o. Raziskavo smo opravili na podlagi vprašalnika za zaposlene. Ob pisanju diplomskega dela smo spoznali klasično in elektronsko arhiviranje ter presojali primernost elektronskega arhiviranja v podjetju. Pri obeh načinih arhiviranja smo predstavili nekatere prednosti in slabosti, kar je bil tudi eden izmed ciljev naloge. Obravnavali smo tudi zakonske in pravne podlage tega področja, ki se v času nastajanja diplomske naloge niso spremenili. Prav tako so nas zanimali čas in načini hrambe računovodskih dokumentov ter sama varnost arhiviranih dokumentov, ki je zelo pomembna pri iskanju dokumentov v prihodnosti.
Keywords: arhiviranje, klasično arhiviranje, elektronsko arhiviranje, e-hramba, varna hramba, dokumentarno gradivo.
Published in DKUM: 22.09.2016; Views: 1543; Downloads: 281
Full text (901,36 KB) |
5. INFORMATIZACIJA UPRAVLJANJA Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM V JAVNI UPRAVISilvo Kotnik, 2016, master's thesis Abstract: Informatizacija poslovnega sistema predstavlja medsebojno povezane in prepletene sisteme, ki z uvedbo informacijske tehnologije v postopkih oblikovanja, shranjevanja, obdelave in iskanja informacij omogočajo prilagoditev informacijskih tokov in informacijskih povezav novim tehnološkim možnostim, spremembo organizacije dela in organizacijskih struktur ter prenovo poslovnih procesov. Upravljanje z informacijami in informacijskimi viri sodi v področje managementa informatike.
Javni sektor je tako pomemben kot zasebni sektor in v veliki meri vpliva na izvajanje gospodarskih procesov in naše vsakdanje življenje. Obdobje informacijske družbe se razvija nadvse hitro in dinamično. Ta razvoj prinaša številne novosti, tako na področju ponudbe, kot povpraševanja po novih storitvah in sprememb v sodobni družbi in posledično tudi v delovanju državnega sektorja. Elektronsko poslovanje je realnost in postaja čedalje bolj pomemben vezni člen.
Elektronsko poslovanje in moderne informacijske tehnologije so vse bolj prisotne v vsakdanjem delu javne uprave. Omogočajo lažje, hitrejše in kakovostnejše delo in posledično tudi večje zadovoljstvo strank. Namen elektronskega poslovanja elektronskih računov je opustitev papirnate oblike poslovanja in papirnatih računov ter poenostavitev ter pohitritev celotnega toka informacij. Uporaba informacijske tehnologije omogoča doseganje strateških ciljev, ki se bodo odvijali hitreje, ceneje in bolj kakovostneje.
V javni upravi zlasti v državni upravi nastajajo dokumenti, ki so dokumentarno gradivo in zahtevajo podporo informacijskega sistema za ustvarjanje organiziranje, posredovanje in hranjenje v elektronski obliki. Implementiran sistem predstavlja podporo za poenotenje informatiziranih poslovnih procesov finančnega poslovanja in upravljanja dokumentarnega gradiva.
V magistrski nalogi smo v teoretičnem in empiričnem delu s pomočjo študije primera obravnavali informacijski sistem pisarniškega poslovanja, ki predstavlja ogrodje elektronskega poslovanja organa državne uprave in informacijski sistem, ki se uporablja za standardizirane in formalizirane postopke, kot jih zahtevajo računovodski predpisi. Implementacija upravljanja z dokumentnim gradivom in finančnega poslovanja predstavlja ključno povezavo za spremljavo internih postopkov delovanja državnih organov, kar predstavlja osnovo kakovosti delovanja in celovito podporo procesom v javni upravi. Poenotenje postopkov državnih organov (e-odredbe, e-račun, e-podpis) pomeni celovit in sodoben informacijski sistem za podporo sistema za upravljanje z dokumenti in finančnim sistemom. V raziskovalnem delu smo ugotavljali optimizacijo delovnih postopkov, spremembo poslovnih procesov, življenjski cikel dokumentov, sledljivost dokumentov ter nadzor nad procesi. Magistrska naloga celovito odgovarja na zastavljena raziskovalna vprašanja ali informacijski sistem omogoča zanesljivost in povezljivost, informacijsko varnost, sledljivost dokumentov v elektronski obliki ter njihovo upravljanje in nadzor.
Keywords: javna uprava, elektronski dokumentni sistem, dokumentarno gradivo, elektronski račun, elektronsko podpisovanje, študija primera
Published in DKUM: 30.06.2016; Views: 2521; Downloads: 357
Full text (1,71 MB) |
6. IZBOLJŠANJE PROCESA ARHIVIRANJA V PODJETJU MIKROPRIMAR D.O.OGregor Pešec, 2013, undergraduate thesis Abstract: Živimo v času ko se trendi poslovanja hitro spreminjajo. Konkurenca med podjetji je vedno večja, kupci pa so vedno bolj zahtevni in lahko hitro posežejo po konkurenčnih izdelkih. Zato mora podjetje biti fleksibilno in se prilagajati trendom, trgu in željam in potrebam kupcev.
V svoji diplomski nalogi sem opisal problem procesa arhiviranja v podjetju Mikroprimar d.o.o in predlagal izboljšavo tega procesa. Za to podjetje in proces sem se odločil, ker v podjetju dela znanec in sem večkrat slišal, da ima podjetje problem s samim procesom arhiviranja. Zanimalo me je kako bi lahko ta proces izboljšal in podjetje pripeljal bližje oziroma pred konkurenco.
V prvem delu sem predstavil teorijo o procesih nasploh in poslovnih procesih, ki je potrebna za zadostno poznavanje poslovnih procesov. Pregledal in opisal sem tudi teorijo o izboljšavah in spremembah poslovnih procesov.
V praktičnem delu sem najprej opisal podjetje Mikroprimar d.o.o. Opisal sem sedanje stanje podjetja in navedel probleme, s katerimi se podjetje srečuje. Opredelil sem dosedanji proces arhiviranja in ga tudi narisal, kasneje pa sem predlagal izboljšan proces. Svoj izboljšan proces sem argumentiral z prednostmi, ki bi jih izboljšan proces prinesel podjetju, in ovrednotil učinke na podjetje in zaposlene.
Keywords: • Poslovni procesi
• Izboljšanje poslovnih procesov
• Arhiviranje
• Tehnološke izboljšave
• Dokumentarno gradivo
Published in DKUM: 06.11.2013; Views: 2729; Downloads: 233
Full text (694,99 KB) |
7. |
8. E-HRAMBA IN E-ARHIVIRANJE DOKUMENTARNEGA GRADIVA V JAVNI UPRAVIDeja Škoporc, 2012, master's thesis Abstract: Ob vsesplošni razširjenosti računalnikov in informacijske tehnologije v zasebnem sektorju in javni upravi nastaja čedalje več dokumentov, ki so dokumentarno gradivo, v elektronski obliki. Prednost teh je lažje, hitrejše in cenejše ustvarjanje, organiziranje, posredovanje, obdelovanje in hranjenje. Hkrati s tem pa se pojavlja težava zanesljivosti, avtentičnosti, verodostojnosti, dostopnosti in hrambe elektronskih dokumentov.
Glavni cilj magistrskega dela je bil pregledati možnosti kratkoročne in dolgoročne e-hrambe dokumentarnega gradiva v organih javne uprave. Raziskavo smo izpeljali na upravni enoti Žalec. Ugotovili smo, da uporabljajo dokumenti sistem, ki omogoča upravljanje dokumentov v vseh fazah življenjskega cikla. Osredotočili smo se na fazo hranjenja in arhiviranja dokumentov. Ugotovili smo, da je velik del gradiva že v elektronski obliki, vendar ima pravno veljavo in dokazno vrednost edino dokumentarno gradivo v papirni obliki. Iz izsledkov raziskave je razvidno, da je na trgu že nekaj akreditiranih ponudnikov storitev akreditiranih programskih rešitev za podporo e-hrambi in e-arhivu dokumentarnega gradiva. Na podlagi izsledkov raziskave smo podali predlog upravni enoti Žalec in priporočila za vzpostavitev sistema e-hrambe in e-arhiva organom javne uprave.
Keywords: dokumentarno gradivo, klasični arhiv, e-arhiv, e- hramba, varna hramba, notranja pravila
Published in DKUM: 28.05.2012; Views: 5415; Downloads: 1240
Full text (1,57 MB) |
9. UVEDBE ELEKTRONSKEGA PISARNIŠKEGA POSLOVANJA V DRUŽBI TELEKOMBarbara Poje, 2011, undergraduate thesis Abstract: Razvoj informacijske tehnologije omogoča enostaven način povezovanja ljudi znotraj podjetij in izven njih, zbiranje podatkov o kupcih in dobaviteljih ter interakcijo z njimi, evidenco nad stroški ter poenostavljanje procesov. V vse pore življenja se pospešeno uvaja odprava papirnega poslovanja. Uvaja se elektronsko poslovanje ali e-poslovanje, za kar je nujna uporaba informacijsko-komunikacijske tehnologije, torej informatizacija. Informatizacija poslovanja je usmerjena v zagotavljanje konkurenčne prednosti, torej izboljšanja finančnega rezultata, in k optimizaciji izvajanja poslovnih procesov. Podjetja, ki sledijo tem ciljem, vidijo rešitev v uvedbi elektronskega pisarniškega poslovanja, kjer želijo doseči višjo kakovost storitve ali proizvoda z nižjimi stroški in v krajšem času.
V obravnavani družbi je cilj in strategija uvedba e-pisarniškega poslovanja na področju dela z dokumenti v družbi. Pričakovani rezultat projekta je izdelana strategija
e-poslovanja, procesna in organizacijska usmeritev e-poslovanja, izdajanje in prejemanje e-dokumentov ali pa v primerih, ko to še ni možno, zakonsko skladna pretvorba dokumentov v e-obliko in povezljivost z zalednimi programi. Pričakovani rezultat je ta, da je večina dokumentov, ki jih družba potrebuje za poslovanje, v e-obliki.
Velika pridobitev v procesu upravljanja odnosov z uporabniki storitev je, da je slika dokumenta, ki je začetna točka neke poslovne akcije, vidna v vsakem trenutku tistim, ki imajo pravice vpogleda.
Če izhajamo iz ugotovitve, da zajema uvedba elektronskega poslovanja z dokumentarnim gradivom področja reorganizacije, standardizacije in poenostavitve postopkov, ugotovimo, da je v proučevanem primeru reorganizirano področje dela Splošne službe, tajništev in službe za arhiviranje dokumentov.
Postavljeni so standardi poslovanja z dokumenti s tem, ko so pripravljene programske rešitve, od uprave družbe potrjeni pravilniki in navodila za delo ter potrjena Notranja pravila pri Arhivu Republike Slovenije, ki so temelj za zakonsko skladno e-poslovanje z dokumenti. Poenostavitev postopkov je predvsem pri skrajšanju procesa potovanja dokumenta, povezljivosti dokumentov in pri iskanju le-teh.
Gre za korenito prenovo poslovnega procesa, saj so se pred prenovo podatki iz papirnega dokumenta prepisovali v ustrezne programske aplikacije (SAP, CRM …), sedaj pa se slika in atributni podatki povežejo s povezljivo aplikacijo. Preko povezav se kreira vrstica za opravilo, ki ga razreši referent. Papirni dokumenti so pred prenovo iz drugih lokacij dela do lokacije izvajanja delovnega postopka lahko potovali en dan ali več. Z omogočeno pretvorbo v e-dokument se atributni podatki in slika povežejo do 12.00 ure isti dan.
Keywords: KLJUČNE BESEDE:
- elektronski delovodnik – e-delovodnik, - pisarniško poslovanje, - dokumentarno gradivo.
Published in DKUM: 13.01.2012; Views: 3061; Downloads: 261
Full text (2,20 MB) |
10. PRIMERJALNA ANALIZA REŠITEV ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJAGoran Gajić, 2011, final seminar paper Abstract: Problematika povezana z arhivskim gradivom se iz dneva v dan veča. Podjetja so prišla do spoznanja, da je na področju vodenja arhiva veliko priložnosti za zmanjševanje stroškov. Vzporedno s spoznanji podjetij in razvijanjem strojne ter programske opreme se je začel razvijati tudi trg elektronskega arhiviranja.
Elektronsko arhiviranje dokumentarnega gradiva je le majhen del celovitega elektronskega poslovanja podjetja in del upravljanja poslovnih procesov v podjetjih. A zato njegova vloga v poslovanju podjetij ni nikakor brezpredmetna temveč predstavlja velik potencial pri maksimizaciji vseh poslovnih proces in nižanju stroškov.
V diplomskem seminarju smo pojasnili osnovne pojme, ki jih srečujemo pri uporabi elektronskega arhiviranja in zakonodajo povezano z njim ter opisali njegove prednosti in slabosti.
Za zaključek smo predstavili slovenske in tuje ponudnike elektronskega arhiviranja in jih primerjali, da bi ocenili kakšno ponudbo imajo slovenska podjetja na domačem trgu elektronskega arhiviranja.
Keywords: dokumentarno gradivo, arhiv, elektronsko arhiviranje, zakonodaja.
Published in DKUM: 25.11.2011; Views: 1949; Downloads: 190
Full text (318,23 KB) |
