Search the digital library catalog

Abstract: The topic of the article addresses the management of the document management system (DMS), which represents one of the important steps for organizations to speed up the implementation of business processes, achieve better control over documents, and ensure safer operations. When implementing and using DMS, the importance of the organization’s maturity shall not be forgotten, as it gives the organization a framework to evaluate and improve the overall effectiveness and efficiency of the organization’s DMS, which can contribute to better decision-making and increased productivity. On the other hand, sustainable-oriented organizations are likely to show interest in choosing, implementing, and using DMS. In the article, the impact of an organization’s maturity and the role of sustainability on the DMS lifecycle are researched. Results are presented based on a case analysis of Company X. Supporting the case analysis, structured interviews with the project leader on the clients’ and the project leader on the providers’ side have been performed, which shall give a deeper insight into DMS implementation and the importance of sustainability and organizational maturity, resulting in more successful DMS implementation and use.
Keywords: document management system (DMS), DMS life cycle, maturity model, sustainability, case analysis
Published in DKUM: 09.04.2024; Views: 167; Downloads: 25
Full text (1,16 MB)
This document has many files! More...

Abstract: Če želijo podjetja ostati konkurenčna na trgu se morajo aktivno ukvarjati z digitalizacijo procesov in poiskati procese v podjetjih, ki so zamudni in jih nadomestiti z digitalnimi različicami, hkrati pa poskrbeti, da proces ustreza vsem potrebnim standardom in zakonom. Karna (2016) opredeljuje poslovni proces kot niz dejavnosti s specifičnim vložkom na začetku in rezultatom na koncu procesa. Nadalje digitalizacijo poslovnega procesa definira kot pretvorbo niza analognih vhodov in izhodov procesa v elektronske ali digitalne ter navaja, da sta za uspeh ključna jasna vizija in natančno opredeljen strateški načrt. V splošnem digitalizacija pomeni podporo poslovnemu procesu s pomočjo razpoložljivih informacijskih tehnologij (Toman, 2018). Ensiger s soavtorji (2016) vidijo digitalizacijo predvsem kot podporo za doseganje višje učinkovitosti, boljše dobičkonosnosti in produktivnosti ter kot pomoč pri zniževanju stroškov poslovanja. Koščak (2017) pravi, da je namen digitalizacije odpraviti ponavljajoče se naloge zaposlenih in jim tako omogočiti opravljanje nalog, ki so ključne za poslovanje podjetja. Organizacija Ernst & Young (2021) poudarja, da digitalizacija procesov ponuja nove načine in priložnosti za podjetja/banke in s tem konkurenčno prednost pred drugimi. Pomembno vlogo pri digitalni transformaciji imajo poslovne informacijske rešitve, s katerimi podjetja digitalizirajo svoje poslovne procese in delovne tokove. Najpomembnejše poslovne informacijske rešitve, ki se izvajajo v podjetjih, so (Sternad Zabukovšek idr., 2020): rešitve ERP (Enterprise Resource Planning), rešitve CRM (Customer Relationship Management), rešitve SCM (Supply Chain Management), DMS (Document Management System), rešitve BPM (Business Process Management), rešitve HRM (Human Resource Management), rešitve MES (Manufacturing Execution System) itd. Klasično upravljanje dokumentov ne more slediti potrebam trga, če želimo imeti agilno in sodobno podjetje. Zato morajo podjetja zaposlenim ponuditi rešitev, ki jim bo omogočala skrbno hranjenje in arhiviranje dokumentacije, hkrati pa jim dati dovolj časa za opravljanje glavnih dnevnih nalog. DMS ni le praktična programska aplikacija, ampak omogoča predvsem digitalizacijo poslovnih procesov. Podjetja, ki uporabljajo DMS imajo sledeče prednosti: implementirajo digitalne procese, avtomatizirajo poteke dela, omogočijo odločitve, ki temeljijo na podatkih, povečajo učinkovitost in prilagodljivost ter zagotovijo podatkovno in pravno varnost (Easy Software, 2020). Kot vsi vemo, upravljanje dokumentov ne vpliva le na delovne tokove v podjetjih, prihranke in prilagajanje potrebam trga, ampak vpliva tudi na okolje (Docxellent, 2019). Vpliv proizvodnje papirja in uporabe papirja v vsakdanjem poslovanju je v preteklih letih zelo obremenil okolje. Zato je uporaba DMS danes že skoraj obvezna programska oprema vsakega podjetja, če želi biti konkurenčno na trgu in je zagotovo dober korak v pravo smer. Dognanja iz teoretičnega dela in empirične raziskave bodo podjetjem omogočila boljšo pripravo na uvedbo DMS (upoštevajoč zrelost, KDU, stopnjo družbene odgovornosti in trajnostnega razvoja), naprednejšo uporabo DMS ter s tem višjo učinkovitost in uspešnost podjetij, kakor tudi zaprla vrzel glede delno uspešnih oziroma neuspešnih uvedb DMS.
Keywords: DMS, KDU, zrelost podjetja, družbena odgovornost, trajnostni razvoj.
Published in DKUM: 29.11.2023; Views: 521; Downloads: 87
Full text (6,56 MB)

Abstract: POVZETEK V sodobnih pogojih delovanja se morajo banke prilagajati nenehnim spremembam v okolju, če želijo zagotavljati svoj obstoj in dolgoročni razvoj. Managerji morajo zato svoje delovanje in vedenje prilagoditi novo nastalih razmeram in se preoblikovati iz vodij v celovite mentorje, vzornike in motivatorje svojih zaposlenim. Magistrska naloga obravnava vlogo managerjev pri uvajanju sprememb v izbrani banki. Rezultati sprememb so pomembno odvisni od vključenosti in sodelovanja vseh zaposlenih v njihovo izvajanje, še posebej managerjev. Hkrati pa zaposleni in tudi managerji še ne prepoznavajo v zadostni meri pomena in vloge sprememb za izboljšanje poslovanja banke in se tudi v zadostnem meri ne vključujejo v izvajanje sprememb. Takšno stanje odpira vprašanje, kako na razumevanje sprememb med managerji in strokovnimi delavci vplivajo številni – pogosto tudi nasprotujoči si dejavniki, kot so npr. strah pred spremembami, neustrezna informiranost, slaba informiranost ali kaj drugega. Raziskava je zato usmerjena na obravnavo pomena in vloge managerjev pri izvajanju sprememb, vloge komuniciranja managerjev banke za management sprememb in vloge managementskega komuniciranja v uvajanju sprememb.
Keywords: Ključne besede: organizacijske spremembe, management sprememb, kultura managerjev, formalno komuniciranje, neformalno komuniciranje, uvajanje sprememb, komuniciranje managementa.
Published in DKUM: 31.01.2013; Views: 2146; Downloads: 475
Full text (1,12 MB)